La mise en place d’une communication interne à l’entreprise peut constituer un vaste plan d’action. Il appartient au cadre de la Gestion des Ressources humaines (GRH). Que ce soit en interne ou en externe, la communication digitale est aujourd’hui au cœur des préoccupations des professionnels de la communication. Cependant, sa mise en œuvre au sein d’une organisation reste aujourd’hui un sujet difficile. Et pourquoi ne pas intégrer l’évènement comme moyen stratégique de la communication interne ?

Qu’est-ce que la communication évènementielle ?

La communication évènementielle désigne les outils markétings utilisés par les entreprises ou les institutions pour organiser d’évènement communication interne destinée à des publics ciblés. De plus, sa mise en œuvre nécessite l’utilisation de moyens de communication particuliers. Les responsables communication et markéting l’utilisent dans le cadre de communications internes ou externes pour mettre en avant l’image de marque d’une entreprise.

En externe, la communication permet de persuader et d’attirer les consommateurs potentiels. Il est également utilisé pour accroitre la notoriété de la marque. En interne, cela comprend l’organisation d’activités telles que des défis sportifs et des ateliers pour augmenter la motivation ou la fidélisation des employés.

En principe, ce mode de commercialisation permet de mettre en place des évènements particuliers et dynamiques à caractère touristique, culturel, politique ou festif. Par exemple, le but est de promouvoir une marque ou un logo.

Pourquoi organiser un évènement au sein d’une entreprise ?

Cette activité est au cœur de la stratégie de communication interne.

En fait, l’évènement communication interne aide les employés à s’informer. Ils encouragent la communication transversale et permettent aux employés des différents services de se connaitre.

Mais l’évènement intérieur est un moment unique de rencontre et de vrai partage. Il offre des possibilités de communication informelle entre les équipes. En tant que tel, il renforce le lien entre les employés, le travail d’équipe et la culture d’entreprise.

Plusieurs bonnes raisons poussent un communicant ou un manageur à organiser des activités internes :

Appréciez le travail de l’équipe, la réussite du projet ou les bons résultats. Par exemple, les remerciements peuvent être faits lors des salutations de la direction, lors d’évènements tels que l’image de l’entreprise, ou même la nuit de Noël.

Rassemblez les employés autour d’un évènement unifié, comme un évènement sportif ou un évènement de team building nocturne.

Motiver/encourager l’équipe. Par exemple, lors d’acquisitions, de changements de direction ou de diffusion de données d’entreprise.

Renforcer l’esprit d’équipe et créer des liens. Par exemple, les opportunités idéales pour renforcer le travail d’équipe sont les évènements sportifs tels que l’Euro 2021 ou les Jeux olympiques (surtout si l’entreprise décide d’organiser des miniolympiades au sein de l’organisation.

Développer/améliorer la marque employeur : les activités internes renforcent l’image de l’entreprise et mettent en valeur les valeurs de l’entreprise. Il contribue à développer la culture d’entreprise, par exemple lors des séminaires annuels.

Améliorer la qualité de vie au travail [QVT] des employés en valorisant l’expérience au bureau, par exemple en proposant des activités originales en salle de pause ou autour de la machine à café

Par exemple, développer des habiletés individuelles et collectives pour stimuler la créativité des employés dans l’activité physique.

Quelles sont les technologies de base ?

L’évènement de communication interne regroupe plusieurs types de communication évènementielle, à savoir le parrainage, la promotion ou le soutien. Une campagne réussie doit passer par différentes étapes.

Mettre en place des promotions

La communication évènementielle est un excellent moyen d’attirer l’attention d’une marque ou d’un produit. Il unit et engage également les invités tout en mettant en valeur les organisateurs de projets. Dans la plupart des cas, l’activité est confiée à une agence de communication spécifique, où travaillent des professionnels de différents postes. Il s’agit notamment des responsables de la communication, des responsables de programme, des attachés de presse et des responsables des relations publiques. Cela dit, leurs fonctions nécessitent de fortes qualités relationnelles et de la créativité.

Précisez l’objectif à atteindre

Avant d’organiser un évènement, il est primordial de se poser les bonnes questions : « Pourquoi organisez-vous cet évènement de communication interne et dans quel but ? » C’est une bonne idée de faire la distinction entre la motivation et l’objectif final, car cela peut affecter le résultat de l’évènement.

Préparer et organiser l’évènement

Lors de la préparation d’un évènement de communication interne, plusieurs éléments doivent être définis, notamment le public cible, les dates, le budget et le lieu. Ces nombreux points vous permettront d’identifier les moyens dont vous disposez et ce que vous souhaitez réaliser.

Outre la préparation, l’organisation est également l’un des principaux paramètres de la communication évènementielle. En fait, tout doit être maitrisé jusque dans les moindres détails. Par conséquent, l’évènement se déroulera aussi bien que possible.

Avantages des activités intra-entreprises

Les activités sont la pierre angulaire de la communication interne. Chaque évènement de communication interne est un temps fort qui fédère l’équipe.

Dès lors, le communicant interne a intérêt à multiplier ces opportunités et, en termes de publication, à organiser son calendrier éditorial autour de ces évènements [annonces d’évènements, rappels, publications en direct, retours photo ou vidéos d’évènements…]

En effet, les évènements internes ont de nombreux avantages : tout est évènement : petits-déjeuners thématiques, victoires d’entreprise [gagner des contrats, atteindre ou dépasser des objectifs, etc.], vie quotidienne de l’entreprise, résolutions du Nouvel An…

Elle est contextuelle : les évènements correspondent à des situations particulières

C’est limité dans le temps, donc c’est plus facile de communiquer en interne : vous pouvez créer de l’anticipation et de l’excitation sans risquer d’ennuyer votre auditoire. De plus, les évènements se succèdent. Il y a toujours de nouveaux évènements à portée de main.

L’évènement s’appuie sur des valeurs humaines : l’évènement est fédérateur en préparation, y compris en amont. Ils permettent aux équipes de travailler ensemble pour atteindre un objectif commun.

Il renforce la culture d’équipe et d’entreprise : les évènements inspirent un sentiment d’appartenance et une volonté collective d’atteindre des objectifs. Ils augmentent la productivité des employés.

Il développe les compétences individuelles et collectives